DATEV Export/Import :Benutzerdokumentation

DATEV-Export 

DATEV-Export ermöglicht den Export von Buchungseinträgen und Steuerinformationen in einer DATEV-kompatiblen Weise.

Zuerst muss der DATEV-Export in den Programmcode von Odoo geladen werden und dann in Odoo über die Apps installiert werden. Danach können Sie mit dieser Anleitung beginnen. 

Grundeinstellungen von DATEV-Export in Odoo

Bevor die Buchungen und Steuerinformation exportiert werden, müssen noch bestimmte Einstellungen vorgenommen werden, welche von Firma zu Firma abweichend sein können.

Unter den Sachkonten befindet sich die Einstellung zur Länge der Sachkonten. Sachkonten bestehen normalerweise aus 4-stelligen Ziffern wie abgebildet im Screenshot 2. Ist die Länge der Sachkonten weniger als 4-stellig, sind die Sachkontennummern in einer Excel-Datei in Spalten Konto und Gegenkonto kaum verständlich.

Screenshot 2 zeigt Sachkonten in einer Buchung in der Finanzen-App

Screenshot 3 zeigt lesbare Sachkontennummern, wenn die Länge Sachkonten auf 4 gesetzt ist.

Ist die Direkte Bebuchung ausgewählt, haben Benutzer die Möglichkeit, die Sachkontennummern anstatt Personenkontennummern zu nutzen. (d.h. die Personenkontennummern werden ignoriert.) Dabei kann nicht nur die Länge der Sachkontennummern, sondern auch die Länge der Personenkonten angepasst werden. 

Screenshot 4 zeigt Direkte Bebuchung ist ausgewählt und Benutzer haben die Möglichkeit die Länge Personenkonten wie gewünscht anzupassen.

Wenn die Länge Personenkonten mehr als 4-stellig gesetzt ist, beispielsweise 5-stellig, wird eine 0 hinter der letzten stelligen Ziffer hinzugefügt.

Screenshot 5 zeigt die Sachkontennummern, welche eine extra 0 in der letzten Stelle haben. Diese werden anstatt Personenkontennummern verwendet.

Ist die Direkte Bebuchung abgewählt, wie abgebildet im Screenshot 1, werden die Personenkontennummern auf dem Kontakt für die Debitoren und Kreditoren verwendet.

Falls im Kontakt keine Nummer gepflegt ist, wird eine Nummer basierend auf der Kreditoren-/Debitoren Formateinstellung + Datenbank-ID vergeben. Dies ermöglicht eine Einmaligkeit.

Screenshot 6 zeigt Personenkontennummern für Debitoren und Kreditoren.

Kostenstellen

1. Analytische Buchhaltung aktivieren (“Kostenstellen” \ “Controlling Funktionen”) 
2. Wählen Sie in den DATEV-Export Einstellungen die Kostenstellenpläne aus, die in den Feldern KOST 1 und KOST 2 des DATEV-Exports verwendet werden sollen

​3. Gehen Sie in die Spalte DATEV-Export und vergewissern Sie sich, dass Sie eine Zeile für die Spalten AK und AL mit den Namen KOST1 und KOST2 haben, mit den jeweiligen Werten KOST 1 und KOST 2. 

Achtung: Einmal ausgewählt, können die Pläne nicht mehr geändert werden.

4. Gehen Sie zu Buchhaltung > Konfiguration > Analytische Konten und vergewissern Sie sich, dass die Konten für die ausgewählten Pläne eine Referenz haben, da dies der Wert ist, der im DATEV-Export exportiert wird.

5. Achten Sie bei der Zuordnung eines analytischen Kontos zu einer Kontobewegungszeile darauf, dass es eine 100%ige Verteilung hat, da DATEV sonst nicht akzeptiert wird.

Export von Buchungseinträgen und Steuerinformationen an DATEV

Folgend die schrittweise beschriebene Anleitung zum Export von Buchungseinträgen und Steuerinformationen an DATEV.

1. In die Finanzen-App gehen und Berichtswesen öffnen
2. Prüfungsbereiche
3. Hauptbuch
4. Auf EXPORT DATEV (ZIP) oder EXPORT DATEV (CSV+PDF) klicken (je nachdem ob Belege ebenfalls exportiert und via Beleg2Buchung importiert werden sollen)

Screenshot 7 zeigt eine schrittweise Anleitung zum DATEV-Export

Beim Export werden 2 Excel-Dateien in einer ZIP-Datei automatisch heruntergeladen;

• EXTF_accounting_entries
• EXTF_customer_accounts

In der EXTF_accounting_entries sind folgende Spalten besonders relevant

• Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz)
• Soll/Haben-Kennzeichen
• Konto
• Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)
• Belegfeld 1

In der Spalte Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) befinden sich Bruttobeträge der Umsätze. In der Spalte Soll/Haben-Kennzeichen werden “s” (Soll) oder “h” (Haben) gekennzeichnet. In den Spalten Konto und Gegenkonto befinden sich Sachkonten und Personenkonten je nach Individualisierung. In der Spalte Belegfeld 1 befinden sich Odoo-Buchungs- bzw. Rechnungsnummern.

Anpassung der Spalten von Excel-Datei in Odoo

Der Aufbau von der EXTF_accounting_entries Datei kann individuell konfiguriert werden. Die erste Spalte fängt stets mit der Spalte A an. Die neuen Spalten werden alphabetisch aufsteigend hinzugefügt. Benutzer können auch Spalten löschen. 

In der Einstellung-App bearbeiten Sie die Spalten wie abgebildet im Screenshot 8.

Screenshot 8 zeigt, wie Benutzer den Aufbau der Excel-Datei bearbeiten können.

Nach dem Klick Spalten bearbeiten taucht die Spaltenkonfiguration auf, welche für den Aufbau der Excel-Datei gilt und aus Spalten, Kopfzeilen, Werte und maximale Länge (ab welcher Länge der Wert abgeschnitten wird um Fehler beim Import in DATEV zu vermeiden) der Zeichen besteht. 

Screenshot 9 zeigt die Spaltenkonfiguration. 

Benutzer können eine neue Spalte anlegen mit dem Klick auf den ANLEGEN-Button. Die neue Zeile von unten wird hinzugefügt und die Nummerierung wird alphabetisch aufsteigend automatisch hinzugefügt. 

In der Kopfzeile Spalte steht Benutzern ein Freitextfeld zur Verfügung. In der Wert Spalte stehen Benutzern sinnvolle Werte in einer Dropdown-Liste zur Verfügung. In der Max Länge Spalte haben Benutzer die Möglichkeit, die maximale Länge der Zeichen pro Zelle zu setzen wie abgebildet im Screenshot 10. 

Screenshot 10 zeigt, wie die Excel-Datei aufgebaut ist.

Wollen Sie Spalten löschen, wählen Sie die gewünschten Spalten aus und klicken Sie auf Aktion und dann Löschen.

Screenshot 11 zeigt, wie eine Spalte gelöscht werden kann.

DATEV-Import

Mit dem DATEV-Import Feature in Odoo können Sie Konten und Buchungen, als csv-Dateien, aus DATEV ins Odoo-ERP System importieren.

Für den Import von Buchungen, sollten Sie darauf achten, dass es sich stets um 2 Konten bei einer Buchung handelt: Konto und Gegenkonto. Entsprechend muss beim Import von Buchungseinträgen die gleiche Datei von Buchungseinträgen zweimal hochgeladen werden. Ob Sie zuerst Konten oder Gegenkonten importieren wollen, spielt dabei keine Rolle. Diese ist wählbar beim Counter-account Feld.

Um die Buchungseinträge ins Odoo-ERP System importieren zu können, gehen Sie bitte auf die Finanzen App > Accounting > Actions > Import DATEV. 

Screenshot 12 zeigt Felder, die gemappt werden müssen.

Wählen Sie das Journal aus, in das Sie importieren wollen. Dafür muss dieses als Import-Journal gekennzeichnet werden (Checkbox auf dem Journal). Als Ergebnis wird in diesem Journal ein Eintrag erzeugt mit all den importierten Buchungen.